Výstupní dokumenty

Nahraďte papírové zakázkové listy, předávací nebo servisní protokoly digitálními dokumenty, které můžete pohodlně vytvářet přímo v aplikaci Timoty.

Díky výstupním dokumentům mohou vaši pracovníci v terénu:

• vygenerovat přehledné PDF,

• nechat si ho zkontrolovat a podepsat zákazníkem elektronicky,

• a následně ho uložit jako důkaz o provedené práci.

Výstupní dokument můžete využít:

• jako podklad pro fakturaci,

• jako evidenci pro případ reklamace,

• nebo jako oficiální potvrzení o dokončení práce.

Jak vytvořit výstupní dokument

Prvním krokem je vytvořit si nový výstupní dokument v sekci „Výstupní dokumenty“ v hlavním menu. Slouží jako šablona, podle které se budou generovat konkrétní dokumenty u zakázek.

Při vytváření šablony můžete nastavit:

1. Název dokumentu

   Např. Zakázkový list, Servisní protokol, Montážní list apod.

2. Prefix a číslování

   Zvolte si předponu (např. ZAK-) a číslo, od kterého se má číslování začít.

3. Obsah dokumentu

   Vyberte, které části se mají na PDF zobrazit. Na výběr máte například:

   • Dodavatel a odběratel (vy a váš klient)

   • Název návštěvy

   • Začátek a konec návštěvy

   • Lokalita (místo výkonu práce)

   • Vyplněné formuláře

   • Služby, produkty a materiály

   • Text pro klienta

   • Elektronické podpisy (vy a váš klient)

   • Zápatí dokumentu

Díky těmto možnostem si můžete nastavit dokument přesně podle toho, jaké údaje chcete zákazníkovi předávat.

Jak vygenerovat výstupní dokument do PDF

Pokud chcete, aby pracovník ve vybrané návštěvě vytvořil výstupní dokument, stačí do návštěvy přidat vámi připravenou šablonu (viz. “Jak vytvořit výstupní dokument”).

V mobilní aplikaci pak pracovník:

1. vybere šablonu připojenou k návštěvě,

2. aplikace mu vygeneruje náhled PDF dokumentu,

3. dokument si může klient přímo na místě zkontrolovat,

4. pokud vše souhlasí, klient se prstem podepíše na telefonu pracovníka.

Po podpisu pracovník dokument potvrdí a uloží, čímž se vytvoří finální PDF výstupního dokumentu. Ten automaticky obsahuje všechny relevantní údaje ze šablony a dané návštěvy – například formuláře, služby, podpisy nebo informace o lokalitě.

Vygenerovaný dokument se vám poté zobrazí ve webové aplikaci, kde s ním můžete dále pracovat – stáhnout ho, vytisknout, přiložit k fakturaci nebo archivovat.